جایگاه مؤسسات حفاظتی مراقبتی در قانون (بخش هفتم)

بخش هفتم : مرکز انتظام ( کنترل و نظارت)

          برابر بند 3 ماده 5 آئین‌نامه ماده 122 قانون برنامه چهارم توسعه « بخشی از (یکی از رده‌های ستادی راهبری) پلیس پیشگیری ناجا است که صدور مجوز فعالیت و بستر‌سازی و تسهیل‌گری در فعالیت مؤسسات خدمات حفاظتی و مراقبتی مندرج در این آیین نامه و اعمال کنترل و نظارت دقیق بر فعالیت آنها را (در استانها و شهرستانها توسط رده مربوط) بر عهده دارد».

طبق این ماده، مرکز انتظام ناجا جهار وظیفه اصلی

1- صدور مجوز فعالیت

2- بسترسازی فعالیت ها

3- تسهیل گری در انجام وظیفه   و

4- اعمال کنترل و نظارت دقیق بر فعالیت موسسات

را بر عهده دارد.

چهارمین وظیفه مرکز انتظام کنترل و نظارت دقیق بر فعالیت موسسات است. در خصوص این وظیفه موارد زیرمطرح است:

مفاهیم و تعاریف کنترل و نظارت : دانشمندان و نويسندگان علم مديريت، تعاريف مختلفي از كنتـرل و نظـارت ارائـه نموده اند كه هر كدام از زاويه اي به اين مقوله مي نگرند و آن را مورد بررسـي قـرار مي دهند.

الف) يكي از تعاريف نسبتاً جامعي كـه از كنتـرل و نظـارت انجـام گرفتـه اسـت تعريفي است كه استيفن رابينز ارائه كرده است. از نظر ايشان، كنترل عبـارت اسـت از فرايند تحت نظر قرار دادن فعاليت ها، به منظور حصول اطمينان از اين كه آنهـا همان گونه كه برنامه ريزي شده اند، انجام مي پذيرند و نيز اصـلاح انحرافـات قابـل ملاحظه و مهم مشاهده شده در طي اين فرايند مي باشد. در اين تعريف، نظارت و كنترل، فرايندي است بـراي كـسب اطمينـان از ايـن كـه اقدامات و فعاليت هاي جاري سازمان، در جهت اهداف پيش بيني شده و مطـابق بـا اقدامات برنامه ريزي شده مي باشند.  بنابراين مي توان گفت كه كنترل و نظارت فرايندي است كه بايدها را با هـستهـا، مطلوب ها را با موجودها، و پيش بيني ها را با عملكردها مقايسه مـي كنـد و تـصوير روشني از اختلاف يا تشابه بين اين دو گـروه از عوامـل را در اختيـار مـسئولان و مديران سازمان قرار مي دهد.

 فرایند کنترل طی پنج مرحله به انجام می رسد:

تعیین معیار، استاندارد یا ضابطه برای کنترل

  مرکز انتظام فراجا ضوابط و استاندارد ها را برای اجرا به موسسات ابلاغ می کند و در واقع ریل گذاری لازم را انجام می دهد و سپس شاخص های کنترلی را اعلام می کند. موسسات با دانستن شاخص های نظارت و کنترل بر اساس معیار امور اجرایی را تنظیم می کنند تا به هنگام نظارت پاسخگوی مراکز نظارتی باشند.

سنجش عملکرد در برابر معیارها یا استانداردها

 یکی از موثرترین راه های نظارت بر عملکرد موسسات، نظارت مستقیم و حضوری است.

این نوع نظارت به این معنا است که کارشناسان و مدیران مرکز انتظام، به طور مستقیم به محل ماموریت موسسات مراجعه و عملکرد انان را بازبینی و بررسی و کنترل می نمایند. این نوع بررسی و نظارت، اطلاعات زیادی از نحوه ی عملکرد موسسه مورد بازرسی به بازرس می دهد. در این نوع بازرسی کارشناسان مرکز انتظام برابر چک لیست تهیه شده توسط مرکز انتظام تمام فرآیندهای موسسه را بررسی و نقاط ضعف و قوت را به موسسه منعکس می کنند. این نوع نظارت معروف به نظارت میدانی است که از نزدیک نحوه عملکرد موسسه زیر ذره بین قرار می دهند.

کنترل آماری و تشخیص انحرافات و تحلیل علل آن‌ها

روش کنترل آماری از دیگر اقدامات کنترلی مرکز انتظام است. در این روش آمارهای نوبه ای و حسب مورد از موسسات دریافت می شود و کارشناسان از آمارهای ارسال شده به کیفیت و کمیت عملکرد موسسه واقف می شوند. بعضی از آمارها ماهیانه هستند و برخی دیگر فصلی و تعدادی نیز موردی هستند که از طریق موسسات به مرکز انتظام ارسال و در آنجا تجزیه و تحلیل می شوند. آمار تعداد پلیس یاران به طور کلی، مامور مسلح، تعداد آموزش دیده، میزان تحصیلات و ... از جمله آمارهای ماهیانه ای است که ارسال می شود.

آمار قراردادهای منعقد شده و فسخ شده و تعداد نیرو در هر قرارداد از دیگر اقدامات کنترلی مرکز انتظام است که موسسات ماهیانه ارسال می کنند. آمار کشفیات، دستگیری سارق، اعلام حوادث و سایر رخدادها در حوزه مسئولیت موسسات از دیگر اقدامات مرکر انتظام برای ارزیابی فعالیت موسسات است.

در بررسی آمارها انحرافات احتمالی مشخص می شود و برای انحرافات تحلیل کارشناسی انجام می شود. سپس راه کارهای لازم برای جلوگیری از انحرافات ارائه می گردد.

کمیته های ارزیابی

روش کنترل دیگر موسسات کمیته ارزیابی است که برای تاسیس و ارتقاء رتبه وارد عمل می شود و اقداماتی برای ارزیابی کمی و کیفی موسسات انجام می دهد تا صلاحیت تخصصی آنانرا برای راه اندازی یا ارتقاء رتبه مورد سنجش قرار می دهند.

اقدامات اصلاحی

برای رفع  اشکالات و نواقص و معایبی که در کنترل عملکرد و کنترل های آماری و همچنین اشکالات کمیته ارزیابی اقدامات اصلاحی از موسسه درخواست می شود و مراتب تا رفع تمامی ایرادات صورت می گیرد.